Cara Menggabungkan Data dari Microsoft Excel ke Microsoft Word (Mail Merge)

Dalam postingan ini penulis akan membahas tutorial "Cara Menggabungkan Data dari Microsoft Excel ke Microsoft Word (Mail Merge)". Sebelum lanjut ke tutorialnya, kita harus tahu dulu Apa itu Mail Merge? Mail Merge merupakan salah satu fitur di Microsoft Word yang sangat membantu sekali bagi penggunanya untuk membuat Surat, Sertifikat, Ijazah dan masih banyak lagi. Fitur ini memang dipergunakan untuk mencetak Surat secara massal dalam format yang sama.

Jika diterjemahkan Mail Merge memiliki arti "Menggabungkan Surat", menggabungkan surat secara massal dalam format yang sama dan memiliki identitas yang berbeda. Sehingga, pengguna tidak perlu lagi membuat dan mengedit Surat, Sertifikat atau Ijazah satu per satu lagi.

Dalam menggunakan fitur ini, Anda perlu mempersiapkan dua jenis file yang berbeda yaitu:

File Excel: Digunakan sebagai Sumber Data yang akan digabungkan dan akan ditampilkan di Microsoft Word. Berikut contoh file Excel yang penulis gunakan.

File Word: Digunakan sebagai template yang berfungsi untuk menampilkan data dari Excel dengan format yang sama. Contoh Template Sertifikat Praktik Kerja Lapangan (PKL).

Adapun langkah-langkahnya sebagai berikut:

Pertama - Buka template atau format word yang sudah Anda buat

Kedua - Klik Mailings >> Start Mail Merge >> Pilih Letters

Ketiga - Pilih Select Recipients >> Use Existing List...

Keempat - Cari file Excel berisi data-data yang telah Anda buat sebelumnya, disini penulis memiliki file "Data Siswa", kemudian klik Open

Kelima - Setelah memilih file Excel nanti akan muncul kotak dialog Select Table, Selanjutnya Anda tinggal klik OK

Keenam - Setelah terhubung ke Sumber Data, maka langkah selanjutnya merupakan mengatur tata letak antara data dengan format word yang tersedia. Contoh, kita mulai dari Nama, kemudian letakkan kursor disamping kata Nama :

Ketujuh - Pilih menu Insert Merge Field >> Nama

Kedelapan - Ulangi langkah ketujuh sampai format word terisi oleh data Excel sebelumnya, seperti contoh dibawah ini

Kesembilan - Untuk melihat data yang berhasil di input, klik Preview Results maka hasilnya bisa Anda lihat pada gambar berikut

Kesepuluh - Untuk melihat data yang lainnya, bisa Anda klik tanda Next Record disamping menu Preview Results

Kesebelas - Langkah terakhir, apabila data sudah benar klik Finish & Merge. Saat diklik maka akan muncul tiga pilihan yang dimana fungsi dari masing-masing pilihan sebagai berikut:

Edit Individual Documents: Berfungsi untuk menyimpan hasil lembar kerja yang telah dibuat di dokumen baru. Sehingga lembar kerja yang tersimpan akan berisi Microsoft Word baru yang telah tersinkron oleh file Sumber Data Excel.
Print Documents: Berfungsi untuk mencetak dokumen Mail Merge secara langsung tanpa perlu disimpan terlebih dahulu. Hasil cetak akan menyesuaikan tampilan dalam Microsoft Word. Apabila ingin mencetak seluruhnya, Anda perlu mengklik Next Record dan cetak satu per satu.
Send E-mail Messages: Berfungsi untuk mengirimkan format file ke E-mail.

Silahkan Anda pilih sendiri sesuai kebutuhan dari ketiga pilihan diatas. Alternatif lainnya bisa Anda Save manual dengan cara CTRL+S dan untuk mencetaknya bisa tekan CTRL+P.

Sumber Referensi: https://penerbitbukudeepublish.com/cara-membuat-mail-merge-di-microsoft-word/